Rekenkamercommissie Hoogeveen
Categorieën:
Klant: Rekenkamercommissie Hoogeveen
Locatie: Hoogeveen
Jaartal: 2015-2016
Adviseur: Remco den Boeft

HET ONDERZOEK

De Rekenkamercommissie van de gemeente Hoogeveen heeft voor 2015 kort onderzoek gedaan naar de vastgoedtransacties bij de gemeente. In het korte onderzoek heeft de Rekenkamercommissie gesprekken gevoerd over vastgoedtransacties, het daarmee samenhangend integriteitsbeleid en over de vraag “Hoe te handelen bij vastgoedtransacties?”. In dit korte onderzoek is destijds een casus geselecteerd die resulteerde in een feitenrelaas en enkele vragen aan het college. Het onderzoek en de gesprekken waren vooral gericht op het inventariseren van leerpunten die van belang zijn bij komende gemeentelijke vastgoedtransacties.

Doelstelling rekenkameronderzoek Hoogeveen

Op basis van het bovenstaande heeft de Rekenkamercommissie Hoogeveen besloten een diepgaander onderzoek uit te laten voeren naar vastgoedtransacties. Dit onderzoek moest leiden tot een rapportage aan de gemeenteraad waarin inzichtelijk is gemaakt hoe het Hoogeveense proces van vastgoedtransacties in het algemeen verloopt. Bij de bestuurlijke invalshoek is daarnaast de (kaderstellende en controlerende) rol van de gemeenteraad nadrukkelijk onderzocht. De Rekenkamercommissie Hoogeveen heeft aan Metafoor opdracht verleend om het onderzoek uit te voeren.

De doelstelling van het onderzoek was het verkrijgen van inzicht in de beleidskaders met betrekking tot de aan- en verkoop van vastgoed en in de uitvoering van de vastgoedtransacties. De rekenkamercommissie wil bovendien een oordeel over de kwaliteit van dit beleid en deze uitvoering ervan.

Het onderzoek beperkte zich tot een selectie van een elftal afgeronde aan- en verkooptransacties door de gemeente Hoogeveen. De geselecteerde aan- en verkooptransacties betreffen zowel gronden als opstallen. Op verzoek van de rekenkamercommissie is daarnaast een gemeentelijke grondexploitatie betrokken in het onderzoek

DE AANPAK

Gestart is met het in overleg met de RKC opstellen van een plan van aanpak. Vervolgens is een oriënterend gesprek met betrokken personen georganiseerd. Doel daarbij was het verkrijgen van nadere informatie over te ontvangen documentatie, teneinde de documentenstudie efficiënt te kunnen verrichten. Op basis van de geformuleerde onderzoeksvragen en het normenkader is de ontvangen informatie verwerkt in een conceptnota van bevindingen. Door het houden van interviews is geverifieerd of de bevindingen, zoals vastgelegd in de conceptnota van bevindingen, correct waren. In deze ronde is gesproken met raadsleden, ambtenaren en bestuurders. De verslagen van de interviews zijn ter goedkeuring aan de geïnterviewde voorgelegd. Met behulp van de informatie uit de documentstudie en de interviews zijn de bevindingen binnen de vraagstelling verwerkt tot de nota van bevindingen. Deze nota is door Metafoor en de RKC besproken, op basis waarvan de versie is opgesteld voor het proces van ambtelijk hoor en wederhoor. Na het ambtelijke hoor en wederhoor is een definitieve versie van de nota van bevindingen opgesteld.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

Op basis van de nota van bevindingen en de toetsing aan het normenkader en de beantwoording van de onderzoeksvragen is Metafoor tot de volgende algehele conclusies gekomen

De gemeente Hoogeveen heeft geen integraal vastgoedbeleid. Beleidskaders met betrekking tot de aan- en verkoop van vastgoed zijn niet opgesteld, derhalve zijn de kaders niet actueel, niet transparant en niet toereikend. Ten aanzien van de uitvoering van de vastgoedtransacties wordt geconcludeerd dat deze door de gemeente inhoudelijk op vakkundige wijze worden uitgevoerd. Ten aanzien van de uitvoering van de werkprocessen en de dossiervorming, zijn echter een aantal zaken te benoemen die onvoldoende geborgd zijn in de organisatie. Dit betreft ten eerste de wijze van selectie van dienstverleners (makelaars, taxateurs en notarissen) die bij de geselecteerde aan- en verkoopprocessen niet transparant is. Ten tweede is de integriteit intern slechts geborgd op basis van onderling vertrouwen, daartoe zijn geen extra maatregelen getroffen. Ten derde is de dossiervorming van de vastgoedtransacties onvoldoende en niet toereikend om te beoordelen of structureel conform het werkproces wordt gehandeld. Ten vierde vindt geen consequente en systematische evaluatie plaats na iedere vastgoedtransactie. Mogelijke verbeterpunten uit evaluaties worden niet verwerkt in werkprocessen voor toekomstige vastgoedtransacties. Ten slotte is er geen integrale verkoopstrategie met daaraan gekoppelde (financiële) doelstellingen.

Op basis van het onderzoek en de getrokken conclusie zijn onder andere de volgende aanbevelingen opgesteld. Ten eerste wordt aanbevolen om een beleidskader met betrekking tot vastgoed op te stellen, waarin minimaal wordt ingegaan op de visie ten aanzien van het gemeentelijk vastgoed, een afwegingskader waarmee een expliciete en transparante afweging kan worden gemaakt ten aanzien van het behouden dan wel het afstoten van gemeentelijk vastgoed en een dispositieplan. Ten tweede wordt aanbevolen om huurprijsbeleid in relatie tot subsidiebeleid bij het gebruik van gemeentelijke eigendommen op te stellen. Ten derde wordt aanbevolen om aandacht aan de bestaande werkprocessen te schenken, dat heeft betrekking op strakkere dossiervorming aangaande vastgoedtransacties, waardoor de transparantie wordt geborgd. En tot slot wordt aanbevolen aan de raad om vastgoedbeleid vast te stellen en adequate informatie vertrekking te waarborgen, door middel van bijvoorbeeld een Meerjaren Perspectief Vastgoed.

De onderzoekers willen graag alle betrokkenen danken voor de coöperatieve en constructieve opstelling die zij gedurende dit onderzoek hebben mogen ervaren. Op de website van de gemeente Hoogeveen leest u meer over dit onderwerp en vindt u tevens ons rapport.